Wystawianie faktur to codzienność każdej firmy, niezależnie od jej wielkości. W czasach cyfryzacji i automatyzacji coraz więcej przedsiębiorców, zwłaszcza z sektora MŚP, rezygnuje z tradycyjnych arkuszy kalkulacyjnych na rzecz dedykowanych systemów do fakturowania. Główny cel? Oszczędność czasu, lepsza organizacja, ale przede wszystkim – ograniczenie ryzyka błędów, które mogą mieć poważne konsekwencje podatkowe i wizerunkowe.

W tym artykule przyjrzymy się, czy technologia faktycznie eliminuje błędy fakturowe, jakie funkcje oferują nowoczesne narzędzia oraz gdzie kończą się ich możliwości, a zaczyna odpowiedzialność użytkownika.

Ludzkie błędy, które kosztują

Choć fakturowanie wydaje się prostą czynnością, w praktyce często prowadzi do pomyłek. Do najczęstszych błędów należą:

• nieprawidłowe dane kontrahenta (błędny NIP, nieaktualny adres),
• nieprawidłowa numeracja (zdublowane numery, brak ciągłości),
• brak obowiązkowych elementów dokumentu,
• złe przypisanie stawek VAT,
• pomyłki rachunkowe przy przeliczaniu kwot netto/brutto,
• brak oznaczenia mechanizmu podzielonej płatności, gdy jest wymagany,
• błędne daty sprzedaży lub wystawienia.

Wystarczy jeden z powyższych błędów, by kontrahent miał problem z zaksięgowaniem faktury, a przedsiębiorca naraził się na karę ze strony urzędu skarbowego. W skrajnych przypadkach może dojść nawet do zakwestionowania całej transakcji lub cofnięcia prawa do odliczenia VAT-u.

Jak pokazuje praktyka, takie sytuacje zdarzają się nawet doświadczonym przedsiębiorcom. Dobrym przeglądem najczęstszych pomyłek w fakturowaniu, zebranym w oparciu o realne przypadki, jest materiał dostępny tutaj: https://www.radiokrakow.pl/aktualnosci/najczestsze-bledy-podczas-wystawiania-faktur-i-jak-ich-unikac/

Czego oczekujemy od nowoczesnych programów do fakturowania?

Współczesne narzędzia do wystawiania faktur mają nie tylko za zadanie skrócić czas tworzenia dokumentu, ale też pełnić funkcję prewencyjną – chronić użytkownika przed popełnieniem błędu.

Funkcje, które powinno oferować dobre narzędzie, to m.in.:

• automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta na podstawie NIP-u z bazy GUS/VIES,
• sprawdzanie poprawności numeru NIP i statusu VAT,
• ostrzeżenia przy braku wymaganych danych (np. daty, stawki VAT, split payment),
• ciągła numeracja faktur, uniemożliwiająca zdublowanie numeru,
• automatyczne wyliczenia kwot netto, VAT i brutto,
• integracja z systemem księgowym, co zmniejsza ryzyko błędnego przeniesienia danych,
• dostęp do archiwum i historii korekt, co ułatwia kontrolę i audyt,
• generowanie JPK i integracja z KSeF, co przyspiesza komunikację z urzędami.

Programy te często oferują także opcje walidacji transakcji międzynarodowych, wystawiania faktur walutowych czy oznaczania faktur zaliczkowych i końcowych, co znacznie podnosi ich funkcjonalność.

Ręczne vs. automatyczne – porównanie praktyczne

Porównajmy dwa scenariusze.

1. Przedsiębiorca korzystający z arkusza Excel lub edytora tekstu:
Wystawia fakturę samodzielnie, ręcznie wpisując dane kontrahenta, kwoty, daty i obliczając VAT. To wymaga uwagi, znajomości przepisów i dokładności. Błąd może pojawić się w każdym miejscu – a jego wykrycie bywa trudne.

2. Przedsiębiorca korzystający z programu do fakturowania (np. FakturaXL, iFirma, inFakt):
System automatycznie pobiera dane z GUS, wylicza VAT, wymusza podanie daty i numeru, a nawet ostrzega, jeśli użytkownik próbuje wystawić dokument do nieaktywnego kontrahenta. Większość błędów formalnych zostaje zneutralizowana, zanim w ogóle dojdzie do wygenerowania dokumentu.

Czy technologia eliminuje błędy całkowicie?

Nie. Nawet najlepszy program nie uchroni przedsiębiorcy przed wszystkimi błędami. Oprogramowanie jest narzędziem – skutecznym, ale nie nieomylnym. Oto kilka przykładów, gdzie technologia może zawieść:

• Nieaktualna baza danych GUS/VIES – system może pobrać błędne dane, jeśli użytkownik nie zaktualizuje bazy lub wystąpi opóźnienie w synchronizacji.
• Złe przypisanie stawki VAT do produktu – system nie zna kontekstu biznesowego, użytkownik sam musi ustawić odpowiednią stawkę.
• Błędne dane wprowadzone ręcznie – jeśli przedsiębiorca sam wpisze niepoprawne dane, system je przeliczy, ale nie zweryfikuje poprawności merytorycznej (np. nazwy usługi niezgodnej z umową).
• Brak znajomości przepisów przez użytkownika – żadne narzędzie nie zastąpi podstawowej wiedzy podatkowej i zrozumienia przepisów (np. kiedy wystawić fakturę korygującą, jak ująć zaliczkę, czy zastosować split payment).

Automatyzacja a odpowiedzialność – kto ponosi konsekwencje?

To ważne pytanie. Nawet jeśli faktura została wygenerowana przez system, odpowiedzialność za jej poprawność ponosi wystawiający. Systemy fakturujące nie są podmiotami prawa – nie zastępują księgowego ani doradcy podatkowego.

Dlatego korzystanie z programów wymaga nadal:

• kontroli poprawności wprowadzanych danych,
• znajomości aktualnych przepisów,
• gotowości do wystawienia korekt, jeśli zajdzie taka potrzeba,
• umiejętności interpretacji komunikatów systemowych i ostrzeżeń.

Czy warto inwestować w płatne systemy fakturowania?

Na rynku dostępne są zarówno darmowe, jak i płatne narzędzia. Te drugie często oferują więcej funkcji zabezpieczających przed błędami – m.in. integrację z bankowością, automatyczne przypomnienia o płatnościach, generowanie raportów podatkowych i współpracę z księgowymi.

Dla mikroprzedsiębiorców czy freelancerów inwestycja w prosty abonament miesięczny (20–50 zł) może się szybko zwrócić, jeśli zminimalizuje liczbę korekt i problemów księgowych.

Przyszłość fakturowania: czy KSeF i AI wyręczą człowieka?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) ma na celu dalszą cyfryzację obiegu dokumentów sprzedaży i eliminację błędów „na starcie”. Faktury wystawiane w systemie będą walidowane w czasie rzeczywistym, a nieprawidłowe dokumenty – odrzucane.

Dodatkowo pojawiają się rozwiązania oparte o sztuczną inteligencję, które analizują dane w czasie rzeczywistym, wykrywają anomalie i podpowiadają optymalny sposób rozliczenia. Choć to wciąż wczesna faza rozwoju, już teraz można mówić o kierunku, w którym fakturowanie będzie coraz bardziej zautomatyzowane, a ryzyko ludzkiego błędu – marginalizowane.

Podsumowanie: technologia pomaga, ale nie zastępuje odpowiedzialności

Systemy do fakturowania znacznie zmniejszają ryzyko pomyłek – to fakt. Dzięki nim łatwiej utrzymać porządek, uniknąć powtarzalnych błędów i zachować zgodność z przepisami. Ale ostatecznie to użytkownik decyduje, jak dane zostaną wprowadzone, jaka stawka zostanie wybrana i czy faktura jest zgodna ze stanem faktycznym.

Artykuł sponsorowany.