Zarządzanie fakturami to kluczowy element prowadzenia działalności gospodarczej, a jednym z największych wyzwań dla przedsiębiorców jest terminowe otrzymywanie płatności od klientów. Nieterminowe wpłaty mogą prowadzić do problemów z płynnością finansową, a ręczne monitorowanie należności i przypominanie kontrahentom o zaległych fakturach jest czasochłonne.
Na szczęście na rynku dostępne są nowoczesne programy do fakturowania z funkcją windykacji, które pomagają nie tylko w wystawianiu dokumentów, ale również w automatyzacji procesów związanych z monitorowaniem płatności i przypomnieniami o należnościach. W tym artykule omówimy najlepsze rozwiązania dostępne dla firm i podpowiemy, na co zwrócić uwagę przy wyborze odpowiedniego narzędzia.
1. Dlaczego warto korzystać z programu do fakturowania z funkcją windykacji?
Ręczne wystawianie faktur, ich przechowywanie i śledzenie terminów płatności to procesy, które mogą pochłaniać dużo czasu. Wprowadzenie nowoczesnego oprogramowania do fakturowania z funkcją windykacji przynosi liczne korzyści:
- Automatyzacja przypomnień o płatnościach – system sam wysyła e-maile i SMS-y do klientów z informacją o zbliżającym się terminie płatności.
- Monitorowanie statusu faktur – przedsiębiorca może na bieżąco sprawdzać, które faktury zostały opłacone, a które są przeterminowane.
- Automatyczne generowanie wezwań do zapłaty – jeśli klient nie ureguluje faktury w terminie, system może samodzielnie wygenerować oficjalne wezwanie do zapłaty.
- Integracja z bazami dłużników – niektóre programy umożliwiają sprawdzenie, czy kontrahent ma historię zaległości płatniczych.
- Poprawa płynności finansowej – dzięki skutecznemu monitorowaniu należności firma szybciej odzyskuje swoje pieniądze.
Więcej informacji o tym, jak programy do fakturowania wspierają windykację, można znaleźć tutaj: https://najlepszebankowe.pl/finanse/jak-program-do-faktur-wspiera-procesy-windykacji-naleznosci/
2. Jakie funkcje powinien mieć dobry program do fakturowania z modułem windykacyjnym?
Przed wyborem odpowiedniego narzędzia warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych funkcjonalności:
- Automatyczne wysyłanie przypomnień o płatnościach – system powinien umożliwiać ustawianie przypomnień w określonych terminach, np. dzień przed upływem terminu płatności.
- Integracja z bankowością online – możliwość automatycznego sprawdzania, czy faktura została opłacona.
- Obsługa e-faktur i KSeF – zgodność z Krajowym Systemem e-Faktur (obowiązkowym od 1 lipca 2024 r.).
- Generowanie raportów o zaległych płatnościach – funkcja pozwala monitorować dłużników i ich historię płatności.
- Możliwość wystawiania faktur cyklicznych – idealne rozwiązanie dla firm świadczących usługi abonamentowe.
- Obsługa wezwań do zapłaty – program powinien umożliwiać szybkie tworzenie i wysyłanie oficjalnych wezwań do uregulowania należności.
3. Najlepsze programy do fakturowania z funkcją windykacji
Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi, które pozwalają na kompleksowe zarządzanie fakturami i monitorowanie należności. Poniżej przedstawiamy najlepsze rozwiązania dostępne dla firm:
a) Fakturownia – intuicyjne narzędzie dla małych firm
Fakturownia to jedno z najpopularniejszych narzędzi do fakturowania w Polsce. Jest proste w obsłudze i oferuje funkcje automatycznego wysyłania przypomnień o płatnościach.
Najważniejsze funkcje:
- Automatyczne przypomnienia e-mailowe i SMS.
- Integracja z bankami – system wykrywa, które faktury zostały opłacone.
- Obsługa e-faktur i KSeF.
Dla kogo? Idealne dla freelancerów i małych firm, które szukają prostego i skutecznego narzędzia do zarządzania fakturami.
b) inFakt – połączenie fakturowania i księgowości
inFakt to system, który łączy fakturowanie z księgowością online. Pozwala na automatyczne przypomnienia o płatnościach oraz współpracę z biurem rachunkowym.
Najważniejsze funkcje:
- Automatyczne monitorowanie terminów płatności.
- Wbudowane narzędzie do księgowości online.
- Możliwość wystawiania faktur w różnych walutach.
Dla kogo? Dla firm, które potrzebują kompleksowego narzędzia łączącego fakturowanie z księgowością.
c) Comarch ERP XT – rozwiązanie dla średnich i dużych firm
Comarch ERP XT to zaawansowany system księgowy, który oferuje pełną automatyzację procesów fakturowania i windykacji.
Najważniejsze funkcje:
- Integracja z systemami bankowymi i bazami dłużników.
- Możliwość generowania wezwań do zapłaty.
- Zaawansowane raportowanie dotyczące należności.
Dla kogo? Dla większych firm, które potrzebują kompleksowego narzędzia do zarządzania finansami.
d) Flow – nowoczesne narzędzie wykorzystujące sztuczną inteligencję
Flow to innowacyjny system do zarządzania należnościami, który wykorzystuje AI do przewidywania, którzy klienci mogą mieć problemy z płatnościami.
Najważniejsze funkcje:
- Analiza ryzyka nieterminowych płatności.
- Inteligentne przypomnienia dostosowane do kontrahenta.
- Możliwość integracji z systemami CRM i ERP.
Dla kogo? Dla firm, które chcą wykorzystać sztuczną inteligencję w procesie windykacji.
4. Jak wybrać najlepszy program do fakturowania z funkcją windykacji?
Wybór odpowiedniego narzędzia zależy od kilku czynników:
- Rozmiar firmy – małe firmy mogą korzystać z prostych narzędzi jak Fakturownia, podczas gdy duże przedsiębiorstwa powinny wybierać bardziej zaawansowane rozwiązania, np. Comarch ERP XT.
- Potrzeby księgowe – jeśli firma korzysta z usług biura rachunkowego, warto wybrać program z opcją integracji.
- Budżet – programy różnią się cenowo – niektóre oferują darmowe wersje, inne wymagają miesięcznych subskrypcji.
Programy do fakturowania z funkcją windykacji znacząco ułatwiają zarządzanie płatnościami, minimalizując ryzyko zatorów finansowych. Dzięki automatycznym przypomnieniom, integracji z bankowością online i możliwości generowania wezwań do zapłaty przedsiębiorcy mogą skutecznie zarządzać swoimi należnościami.
Artykuł sponsorowany.
